Anda merekrut orang baru, memberinya meja, seragam, password, lalu berkata: “Pelajari sendiri ya.” Tiga bulan kemudian Anda kecewa karena dia tidak sesuai harapan.
Ini kejadian yang sangat biasa.
Perusahaan membutuhkan orang.
HR mencari.
Interview.
Diterima.
Hari pertama:
“Selamat bergabung.”
Diberi seragam.
Dibuatkan email.
Dikenalkan dengan teman-temannya.
Diberi tumpukan pekerjaan.
Kemudian atasannya berkata:
“Nanti sambil jalan dipelajari.”
Itu saja.
Tidak ada penjelasan yang benar-benar jelas.
Tidak ada target yang rinci.
Tidak ada orang yang benar-benar mendampingi.
Tidak ada standar keberhasilan yang jelas.
Tidak ada jadwal evaluasi.
Tetapi tiga bulan kemudian:
“Anak ini kok tidak bisa-bisa?”
Maaf.
Mungkin yang gagal bukan karyawannya.
Mungkin perusahaan memang tidak pernah mengajarinya cara berhasil.
ORANG BARU BUKAN MESIN YANG TINGGAL DICOLOKKAN
Ada perusahaan yang berpikir begitu:
“Kita sudah merekrut orang bagus. Seharusnya dia langsung bisa.”
Tidak.
Orang bagus tetap membutuhkan:
arah,
konteks,
standar,
alat kerja,
informasi,
atasan,
dan waktu untuk memahami lingkungan baru.
Bayangkan Anda masuk ke perusahaan baru.
Anda belum tahu:
siapa yang mengambil keputusan,
siapa yang harus dihubungi,
apa yang boleh dan tidak boleh,
customer mana yang penting,
supplier mana yang sensitif,
masalah apa yang selama ini terjadi,
dan kebiasaan apa yang tidak tertulis.
Tetapi perusahaan berharap:
“Minggu depan sudah harus produktif.”
Bagaimana caranya?
Orang baru tidak gagal karena belum tahu.
Ia gagal kalau perusahaan membiarkannya tidak tahu terlalu lama.
“KAN SUDAH ADA SOP”
Ini jawaban favorit.
“Semua sudah ada di SOP.”
Baik.
Apakah orang baru membacanya?
Sudah.
Apakah dia memahami maksudnya?
Belum tentu.
Apakah dia tahu kapan SOP harus digunakan?
Belum tentu.
Apakah dia tahu siapa yang harus ditanya ketika terjadi pengecualian?
Belum tentu.
Apakah dia tahu standar hasil yang diharapkan?
Belum tentu.
Maka memberikan SOP kepada orang baru lalu menganggap tugas onboarding selesai adalah kesalahan.
SOP menjelaskan pekerjaan.
Onboarding membantu manusia memahami pekerjaan itu.
Dua hal yang berbeda.
ORANG LAMA SERING LUPA BAHWA MEREKA DULU JUGA PERNAH BODOH
Ini menarik.
Karyawan lama berkata:
“Saya dulu baru masuk juga bisa.”
Benarkah?
Mungkin Anda lupa.
Anda dulu belajar dari:
kesalahan,
pengalaman,
teguran,
senior,
customer,
dan bertahun-tahun bekerja.
Tetapi sekarang Anda meminta orang baru memahami semuanya dalam dua minggu.
Lalu ketika dia salah:
“Masa begitu saja tidak tahu?”
Ya, karena dia memang belum tahu.
Dan tugas orang yang sudah tahu adalah:
mengajari.
Bukan menertawakan ketidaktahuan orang baru.
ADA BEDANYA “TIDAK TAHU” DAN “TIDAK MAU TAHU”
Ini penting.
Jangan terlalu memanjakan karyawan baru.
Kalau sudah dijelaskan berkali-kali, sudah didampingi, sudah diberi kesempatan, tetapi tetap:
tidak mau belajar,
tidak mau bertanya,
tidak peduli,
dan tidak bertanggung jawab,
maka itu masalah orangnya.
Tetapi jangan memberikan label:
“Tidak bagus.”
sebelum memastikan bahwa perusahaan sudah memberikan kesempatan yang layak untuk menjadi bagus.
Kita tidak boleh menghukum seseorang karena belum menguasai sesuatu yang belum pernah diajarkan dengan benar.
HARI PERTAMA ADALAH HARI YANG SERING DIREMEHKAN
Ada perusahaan yang menganggap hari pertama hanya:
“Kenalan dulu.”
Padahal hari pertama adalah kesempatan membentuk persepsi.
Orang baru sedang bertanya dalam hati:
Perusahaan ini seperti apa?
Atasannya seperti apa?
Orang-orangnya bagaimana?
Apa yang dianggap penting di sini?
Kalau saya berhasil, apa yang akan terjadi?
Kalau saya gagal, bagaimana saya diperlakukan?
Kalau hari pertama ia melihat semua orang sibuk dan tidak ada yang memperhatikan dirinya,
pesan pertama yang ia terima adalah:
“Di sini kamu harus mengurus dirimu sendiri.”
Jangan kaget kalau akhirnya dia benar-benar mengurus dirinya sendiri.
JANGAN HANYA AJARI PEKERJAANNYA. AJARI CARA MEMBACA PERUSAHAAN.
Ini yang sering hilang.
Orang sales baru jangan hanya diberi:
price list,
brosur,
target.
Ajari juga:
siapa customer idealnya,
mengapa customer membeli,
apa kelemahan produk,
apa keunggulannya,
siapa kompetitor,
apa janji perusahaan kepada customer,
dan
apa yang tidak boleh dijanjikan.
Orang operasional jangan hanya diberi SOP.
Ajari:
mengapa proses itu penting,
apa dampaknya kalau salah,
siapa customer berikutnya dalam proses,
dan
apa hubungan pekerjaannya dengan uang perusahaan.
Karena orang bekerja lebih baik ketika memahami:
“Untuk apa saya melakukan ini?”
KARYAWAN BARU SERING DISALAHKAN KARENA INFORMASI TERLAMBAT
Sales baru tidak tahu harga khusus.
Customer bertanya.
Dia salah memberikan harga.
Manager marah.
“Kamu kok tidak tahu?”
Pertanyaannya:
Apakah informasi itu pernah diberikan?
Atau:
HR sudah menerima kebijakan baru.
Sales belum tahu.
Sales menggunakan cara lama.
Dimarahi.
“Kok kamu masih pakai cara lama?”
Pertanyaannya:
Siapa yang memastikan perubahan itu sampai kepada orang yang menggunakannya?
Informasi yang tidak sampai bukan kesalahan orang yang tidak menerimanya.
Itu masalah komunikasi perusahaan.
JANGAN MEMBUAT ORANG BARU MENEBak
Perusahaan yang sehat membuat standar keberhasilan cukup jelas.
Misalnya:
Dalam 30 hari pertama, Anda harus memahami produk, sistem, customer, dan proses kerja utama.
Dalam 60 hari, Anda harus mampu menjalankan pekerjaan secara mandiri.
Dalam 90 hari, Anda harus mampu mencapai standar kinerja posisi ini.
Sekarang orang tahu:
saya sedang berada di mana,
apa yang harus saya kuasai,
dan apa yang akan dinilai.
Bandingkan dengan:
“Pokoknya nanti kelihatan.”
Kalimat ini nyaman bagi perusahaan.
Tetapi sangat membingungkan bagi karyawan.
“COBA DULU” BUKAN SISTEM ONBOARDING
Ada perusahaan yang seluruh proses belajarnya:
“Coba dulu.”
Salah:
“Oh, seharusnya bukan begitu.”
Coba lagi.
Salah:
“Lho, kamu tidak lihat cara orang sebelumnya?”
Coba lagi.
Salah:
“Kok masih salah?”
Akhirnya orang baru takut mencoba.
Karena setiap mencoba selalu berisiko dimarahi.
Padahal kalau perusahaan ingin orang cepat belajar,
kesalahan yang wajar harus menjadi bagian dari proses belajar.
Bukan berarti kesalahan dibiarkan.
Tetapi kesalahan harus:
dibahas,
dipahami,
diperbaiki,
dan dicegah agar tidak berulang.
ATASAN BARU JUGA HARUS DIAJARI
Ini lebih penting lagi.
Banyak perusahaan sangat serius merekrut manager.
Tetapi setelah manager masuk:
“Ini tim Anda. Silakan.”
Manager tahu pekerjaan teknis.
Tetapi belum tentu tahu:
cara memberikan feedback,
cara membagi pekerjaan,
cara menilai orang,
cara menangani konflik,
cara membuat target,
cara melakukan coaching,
cara mengambil keputusan,
atau cara bekerja dengan atasan.
Kemudian tiga bulan kemudian:
“Manager ini kurang leadership.”
Kapan dia pernah diajari memimpin?
Promosi menjadi manager tidak otomatis membuat seseorang menjadi pemimpin.
Jabatan memberikan kewenangan.
Kemampuan memberikan hasil.
PERUSAHAAN YANG BAIK MEMILIKI “JEMBATAN”
Orang baru tidak seharusnya dilempar langsung ke laut.
Harus ada jembatan:
Recruitment
↓
Onboarding
↓
Training
↓
Pendampingan
↓
Praktik
↓
Feedback
↓
Evaluasi
↓
Mandiri
Inilah perjalanan dari:
“Saya orang baru.”
menjadi:
“Saya bagian dari perusahaan.”
Kalau jembatannya tidak ada,
perusahaan kemudian bertanya:
“Kenapa turnover kita tinggi?”
Mungkin karena setiap orang baru harus berenang sendiri.
TURNOVER BUKAN SELALU MASALAH KARYAWAN
Ada perusahaan yang setiap enam bulan kehilangan orang.
Komentarnya:
“Anak muda sekarang tidak loyal.”
Mungkin.
Tetapi coba periksa:
Apa yang dijanjikan saat rekrutmen?
Apa yang benar-benar terjadi setelah masuk?
Apakah atasannya baik?
Apakah target masuk akal?
Apakah kompensasinya sesuai?
Apakah ada kesempatan belajar?
Apakah orang tahu masa depannya?
Apakah karyawan baru mendapatkan dukungan?
Kalau setiap orang baru datang lalu mengalami kekacauan yang sama,
mungkin masalahnya bukan pada generasi.
Mungkin perusahaan memiliki mesin turnover.
JANGAN JADIKAN KARYAWAN BARU KORBAN KEBIASAAN LAMA
Ini sering terjadi.
Perusahaan punya cara kerja yang sudah tidak efektif.
Orang lama sudah terbiasa.
Orang baru datang dan bertanya:
“Kenapa caranya begini?”
Jawabannya:
“Dari dulu memang begini.”
Itu bukan jawaban.
Itu sejarah.
Dan sejarah tidak selalu benar.
Justru orang baru kadang memiliki keuntungan:
belum terbiasa dengan kebodohan organisasi.
Dia bisa melihat sesuatu yang sudah tidak terlihat oleh orang lama.
Karena orang lama melihat:
“Memang begini.”
Orang baru bertanya:
“Kenapa harus begini?”
Pertanyaan kedua kadang jauh lebih berharga.
JANGAN MATIKAN PERTANYAAN ORANG BARU
Pada awal masuk, orang baru biasanya banyak bertanya.
Bagus.
Itu tanda dia sedang mencoba memahami.
Tetapi kalau setiap pertanyaan dijawab:
“Sudah, ikuti saja.”
Lama-lama pertanyaan berhenti.
Masalahnya:
rasa ingin tahu ikut berhenti.
Orang baru akhirnya hanya menjalankan instruksi.
Padahal mungkin ada pertanyaan yang bisa menemukan:
proses yang tidak efisien,
biaya yang boros,
pelayanan yang buruk,
atau kebiasaan yang sudah tidak relevan.
Jangan terlalu cepat berkata:
“Kamu masih baru.”
Kadang justru karena masih baru,
dia melihat sesuatu yang sudah tidak bisa dilihat oleh orang lama.
ADA SATU HAL YANG HARUS DILAKUKAN SETIAP MANAGER
Ketika menerima orang baru, jangan hanya bertanya:
“Sudah mengerti?”
Pertanyaan itu terlalu mudah.
Karena orang baru takut mengatakan:
“Belum.”
Tanyakan:
“Bagian mana yang paling membingungkan?”
Lalu:
“Apa yang menurut Anda paling sulit?”
Dan:
“Apa yang belum Anda punya untuk bisa bekerja dengan baik?”
Jawaban-jawaban itu jauh lebih berguna.
Karena manager tidak sedang menguji apakah karyawan hafal.
Manager sedang mencari:
apa yang menghambatnya untuk berhasil.
30–60–90 HARI
Perusahaan tidak perlu membuat program onboarding yang rumit.
Mulai saja dengan sederhana.
30 HARI PERTAMA
Kenal perusahaan.
Produk.
Customer.
Orang.
Sistem.
Aturan.
Budaya.
Pekerjaan utama.
60 HARI
Mulai mandiri.
Mengerjakan tugas.
Mengambil keputusan dalam batasnya.
Mulai menghasilkan.
90 HARI
Mulai memberi nilai.
Mencapai standar.
Menyelesaikan masalah.
Memberikan ide.
Mulai dipercaya.
Sederhana.
Tetapi jauh lebih baik daripada:
“Pokoknya belajar sendiri.”
DAN ADA SATU KEWAJIBAN KARYAWAN BARU
Jangan menggunakan alasan:
“Saya masih baru.”
selama berbulan-bulan.
Orang baru memang berhak belajar.
Tetapi juga punya kewajiban:
bertanya,
mencatat,
mencoba,
belajar,
menerima feedback,
dan bertanggung jawab.
Perusahaan harus memberikan jembatan.
Tetapi karyawan tetap harus berjalan.
Onboarding bukan memanjakan.
Onboarding adalah mempercepat seseorang menjadi produktif.
PERUSAHAAN YANG BAIK MEMBUAT ORANG BARU CEPAT MENJADI ORANG DALAM
Bukan secara politik.
Tetapi secara kemampuan.
Ia cepat memahami:
apa yang penting,
bagaimana cara bekerja,
siapa yang harus dihubungi,
apa standar perusahaan,
bagaimana keputusan dibuat,
dan apa yang dianggap berhasil.
Semakin cepat orang memahami itu,
semakin cepat perusahaan mendapatkan kembali investasi rekrutmennya.
Karena setiap karyawan baru sebenarnya adalah investasi.
Ada biaya:
rekrutmen,
waktu interview,
training,
gaji,
pendampingan,
dan waktu manager.
Kalau orang itu gagal karena perusahaan tidak mampu melakukan onboarding dengan baik,
perusahaan ikut bertanggung jawab atas uang yang hilang.
JADI, KETIKA KARYAWAN BARU GAGAL…
Jangan langsung berkata:
“Orangnya memang tidak bagus.”
Tanyakan dulu:
Apakah kita merekrut orang yang tepat?
Apakah ekspektasinya jelas?
Apakah dia diberi alat kerja?
Apakah dia memahami targetnya?
Apakah ada orang yang mendampinginya?
Apakah atasannya memberi feedback?
Apakah sistem kerja mendukungnya?
Apakah dia benar-benar diberi kesempatan untuk berhasil?
Kalau semua jawabannya:
“Ya.”
dan dia tetap tidak mampu,
silakan ambil keputusan.
Tetapi kalau sebagian besar jawabannya:
“Belum.”
maka jangan terlalu cepat memecat orang.
Mungkin yang harus diperbaiki terlebih dahulu adalah cara perusahaan menerima orang baru.
BUSINESS PUNCHLINE
Karyawan baru tidak datang ke perusahaan membawa pengetahuan tentang perusahaan Anda.
Mereka datang membawa potensi.
Tugas perusahaan adalah mengubah potensi itu menjadi kemampuan.
Bukan melemparkannya ke meja kerja lalu menunggu dia melakukan kesalahan.
Karena:
orang baru yang tidak dibimbing akan belajar dari kebiasaan buruk orang lama.
Dan ketika itu terjadi,
perusahaan bukan sedang melakukan onboarding.
Perusahaan sedang melakukan pewarisan masalah.
TOTAL COACHING — IBD
Kami membantu perusahaan membangun manusia bukan hanya melalui recruitment dan training.
Tetapi melalui:
onboarding,
training,
coaching,
pendampingan manager,
evaluasi kinerja,
dan pengembangan berkelanjutan.
Karena merekrut orang bagus hanyalah awal.
Tugas berikutnya adalah membuat orang bagus itu mampu menghasilkan yang terbaik.
Rekrut dengan benar.
Terima dengan baik.
Ajari dengan jelas.
Dampingi dengan serius.
Ukur dengan adil.
Karena orang yang tepat pun bisa gagal di dalam sistem yang salah.