Dua jam berkumpul. Lima orang bicara. Tiga orang main HP. Satu orang presentasi. Tidak ada keputusan.
Besok meeting lagi.
Ini mungkin salah satu kebiasaan paling aneh di perusahaan.
Orang-orang datang.
Duduk.
Buka laptop.
Buka PowerPoint.
Kopi datang.
Laporan dibacakan.
Masalah dibicarakan.
Pendapat bermunculan.
Seseorang berkata:
“Menurut saya sebaiknya kita…”
Orang lain menyela:
“Tapi kalau…”
Yang lain:
“Mungkin perlu dipertimbangkan…”
Dua jam berlalu.
Kemudian pimpinan berkata:
“Baik, nanti kita bahas lagi.”
Selesai.
Semua kembali ke meja masing-masing.
Tidak ada keputusan.
Tidak ada siapa melakukan apa.
Tidak ada batas waktu.
Tidak ada yang berubah.
Tapi perusahaan merasa:
“Hari ini kita sudah meeting.”
Hebat.
Perusahaan Anda mungkin baru saja menghabiskan biaya paling mahal untuk menghasilkan tidak ada apa-apa.
MEETING BUKAN PEKERJAAN
Ini yang sering dilupakan.
Meeting adalah alat untuk menyelesaikan pekerjaan.
Bukan pekerjaan itu sendiri.
Tetapi di banyak perusahaan, meeting sudah menjadi bagian dari pekerjaan.
Manager sibuk meeting.
Supervisor sibuk meeting.
Owner sibuk meeting.
HR sibuk mengatur meeting.
Lalu ketika pekerjaan belum selesai:
“Besok kita meeting-kan.”
Masalah baru muncul:
“Kita jadwalkan meeting.”
Target tidak tercapai:
“Kita evaluasi di meeting.”
Customer komplain:
“Kita bahas di meeting.”
Sampai akhirnya perusahaan punya solusi untuk hampir semua masalah:
Meeting.
Seolah-olah meeting adalah obat segala penyakit.
Padahal meeting yang buruk justru bisa menjadi penyakit organisasi.
MEETING ITU MAHAL
Coba hitung.
Ada 10 orang.
Meeting 2 jam.
Rata-rata biaya waktu setiap orang, misalnya, Rp100 ribu per jam.
Berarti satu meeting menghabiskan:
10 × 2 × Rp100.000
= Rp2 juta.
Itu baru biaya waktu.
Belum termasuk:
ruang,
makanan,
kopi,
listrik,
perjalanan,
dan pekerjaan yang seharusnya mereka lakukan selama dua jam tersebut.
Kalau meeting seperti ini terjadi dua kali seminggu?
Empat kali sebulan?
Setahun?
Angkanya bisa menjadi sangat besar.
Dan itu baru meeting yang tidak menghasilkan keputusan.
Kalau perusahaan besar?
Hitung sendiri.
YANG LEBIH MAHAL BUKAN WAKTUNYA
Yang paling mahal adalah keputusan yang terlambat.
Customer sudah menunggu.
Sales menunggu harga.
Produksi menunggu keputusan.
Marketing menunggu persetujuan.
Supplier menunggu pembayaran.
Cabang menunggu kebijakan.
Semua menunggu satu orang:
“Nanti dibahas di meeting.”
Padahal masalahnya sudah jelas.
Tetapi perusahaan tidak bergerak karena keputusan belum dibuat.
Meeting yang buruk bukan hanya membuang waktu.
Ia memperlambat perusahaan.
ADA MEETING YANG SEBENARNYA TIDAK PERLU DIADAKAN
Ini yang harus berani dikatakan.
Kalau informasinya hanya:
“Penjualan bulan ini Rp1,2 miliar.”
Kirim laporan.
Tidak perlu meeting.
Kalau hanya:
“Besok ada perubahan jadwal.”
Kirim pesan.
Tidak perlu meeting.
Kalau hanya:
“Tolong semua orang mengisi form ini.”
Kirim instruksi.
Tidak perlu meeting.
Kalau keputusan sudah dibuat dan tinggal dijalankan:
Jalankan.
Tidak perlu meeting untuk membicarakan kembali sesuatu yang sudah jelas.
Meeting seharusnya digunakan ketika orang perlu berpikir bersama, memutuskan sesuatu, menyelesaikan konflik, atau menyelaraskan pekerjaan yang memang membutuhkan interaksi.
Bukan sekadar karena:
“Sudah waktunya meeting mingguan.”
MEETING TANPA AGENDA ADALAH UNDIAN
Ada undangan:
Meeting: Senin, 09.00.
Hanya itu.
Tidak ada:
masalah apa yang dibahas,
keputusan apa yang dibutuhkan,
siapa yang harus hadir,
data apa yang harus dibawa,
berapa lama waktunya.
Jam 9 semua duduk.
Lalu pimpinan bertanya:
“Ada yang mau dibahas?”
Selesai.
Anda tidak sedang melakukan meeting.
Anda sedang mencari tahu mengapa semua orang dikumpulkan.
SEMAKIN BANYAK ORANG, SEMAKIN BESAR RISIKONYA
Ada kebiasaan yang sangat umum:
Kalau ada masalah, semua orang diundang.
Sales ikut.
Marketing ikut.
Finance ikut.
HR ikut.
Operasional ikut.
Direksi ikut.
Kadang security hampir ikut.
Alasannya:
“Supaya semuanya tahu.”
Tidak.
Tidak semua orang harus tahu semuanya.
Dan tidak semua orang harus ikut mengambil keputusan.
Semakin banyak orang dalam satu ruangan:
semakin banyak pendapat,
semakin banyak interupsi,
semakin panjang diskusi,
semakin sulit mencapai keputusan.
Orang yang sebenarnya tidak punya kepentingan langsung ikut bicara.
Orang yang punya tanggung jawab justru kehilangan waktu.
Meeting bukan demokrasi.
Meeting adalah alat kerja.
Undang orang yang dibutuhkan untuk menghasilkan keputusan atau menyelesaikan pekerjaan.
MASALAH BESAR: SEMUA ORANG BOLEH BICARA, TIDAK ADA YANG WAJIB MEMUTUSKAN
Ini tipe meeting yang paling melelahkan.
Semua orang punya pendapat.
Tetapi tidak ada yang mau mengambil keputusan.
Akhirnya:
“Bagaimana menurut Bapak?”
Owner bicara.
“Kalau menurut saya…”
Manager menjelaskan.
“Saya kira…”
Supervisor menyampaikan.
Sampai satu jam kemudian:
semua orang sudah bicara, tetapi tidak ada yang memutuskan.
Ini bukan kolaborasi.
Ini pelarian dari tanggung jawab.
Organisasi yang sehat harus jelas:
Siapa yang memberi masukan?
Siapa yang memutuskan?
Siapa yang menjalankan?
Siapa yang bertanggung jawab atas hasilnya?
Kalau empat hal ini kabur,
meeting akan terus berputar.
ADA SATU KALIMAT YANG HARUS DIWASPADAI
“Kita sepakati dulu, nanti pelaksanaannya dibicarakan.”
Hati-hati.
Sering kali itu berarti:
belum ada yang bertanggung jawab.
Keputusan yang bagus tetapi tidak memiliki:
nama,
tugas,
deadline,
dan ukuran hasil
adalah keputusan yang sangat mungkin mati setelah meeting selesai.
Karena itu setiap keputusan harus berakhir dengan sesuatu yang sangat sederhana:
Siapa melakukan apa, kapan selesai, dan bagaimana kita tahu bahwa itu sudah selesai?
Kalau tidak ada jawaban,
belum ada keputusan.
OWNER JUGA SERING MENJADI MASALAH DALAM MEETING
Ini bagian yang mungkin tidak enak.
Ada owner yang meminta:
“Saya ingin tim saya lebih mandiri.”
Tetapi dalam meeting:
setiap orang bicara,
owner menyela.
Setiap keputusan muncul,
owner koreksi.
Setiap ide muncul,
owner punya jawaban sendiri.
Akhirnya semua diam.
Owner bertanya:
“Kok tidak ada yang punya pendapat?”
Ya.
Karena semua orang sudah tahu siapa yang akan menang.
Kalau owner selalu menjadi jawaban terakhir, lama-lama orang berhenti berpikir.
Meeting menjadi acara mendengarkan owner.
Bukan forum untuk berpikir bersama.
MEETING YANG SEHAT SEHARUSNYA MENGHASILKAN TIGA HAL
Tidak perlu rumit.
Setiap meeting harus menghasilkan:
- KEPUTUSAN
Apa yang diputuskan?
- TINDAKAN
Siapa melakukan apa?
- BATAS WAKTU
Kapan selesai?
Kalau masalah belum bisa diputuskan karena datanya belum cukup, katakan:
Data apa yang kurang? Siapa yang mencarinya? Kapan dibawa kembali?
Itu tetap menghasilkan pekerjaan yang jelas.
Jangan pulang dengan kalimat:
“Kita pikirkan dulu.”
Lalu tidak ada yang berpikir.
MEETING YANG BAIK TIDAK HARUS LAMA
Bahkan semakin jelas masalahnya, meeting seharusnya semakin singkat.
Kalau keputusan bisa dibuat 20 menit:
buat 20 menit.
Tidak perlu dipanjangkan menjadi satu jam hanya karena kalender mengatakan meeting berlangsung satu jam.
Kalau cukup berdiri:
jangan duduk.
Kalau cukup tiga orang:
jangan undang sepuluh orang.
Kalau cukup satu pesan:
jangan buat meeting.
Kalau keputusan sudah jelas:
jangan diskusikan lagi.
Waktu adalah modal.
Dan perusahaan yang membuang waktu orang-orang terbaiknya sedang membuang modalnya sendiri.
COBA UBAH MEETING MINGGU DEPAN
Sebelum meeting dimulai, tulis empat hal:
MASALAH
Apa yang sedang kita selesaikan?
DATA
Fakta apa yang kita punya?
KEPUTUSAN
Apa yang harus diputuskan hari ini?
ACTION
Siapa melakukan apa dan kapan selesai?
Lalu ada satu aturan:
Tidak ada agenda, tidak ada meeting.
Dan satu aturan lagi:
Tidak ada keputusan, jangan sebut itu meeting yang berhasil.
JANGAN UKUR MEETING DARI LAMANYA
Ada perusahaan yang bangga:
“Meeting direksi kita tiga jam.”
Kenapa bangga?
Lama bukan prestasi.
Kalau tiga jam menghasilkan satu keputusan yang sebenarnya bisa dibuat dalam 15 menit,
itu bukan meeting hebat.
Itu pemborosan yang diberi nama resmi.
Meeting yang bagus bisa selesai 20 menit dan menghasilkan keputusan yang menghemat perusahaan Rp500 juta.
Itulah meeting yang mahal nilainya.
Bukan meeting yang paling lama.
DAN JANGAN SAMPAI MEETING MENJADI TEMPAT BERSEMBUNYI
Ini juga sering terjadi.
Ada manager yang belum menyelesaikan pekerjaan.
Daripada menyelesaikan:
“Kita meeting dulu.”
Ada masalah yang sebenarnya bisa diputuskan:
“Kita koordinasikan dulu.”
Ada orang yang tidak mau mengambil tanggung jawab:
“Kita perlu duduk bersama.”
Meeting akhirnya menjadi tempat yang sangat nyaman untuk menunda keputusan tanpa terlihat sedang menunda.
Semua orang terlihat sibuk.
Semua orang terlihat bekerja.
Tetapi sebenarnya:
tidak ada yang bergerak.
PERUSAHAAN YANG CEPAT BUKAN YANG PALING BANYAK MEETING
Perusahaan yang cepat adalah perusahaan yang:
informasinya tersedia,
wewenangnya jelas,
orangnya mampu mengambil keputusan,
batas keputusan jelas,
dan orang bertanggung jawab terhadap hasilnya.
Kalau semua hal harus dibawa ke meeting direksi,
itu bukan tanda perusahaan terkendali.
Itu tanda terlalu banyak keputusan berada di atas.
Dan semakin besar perusahaan,
semakin berbahaya keadaan itu.
Karena bisnis bergerak setiap hari.
Tidak semua keputusan bisa menunggu rapat direksi hari Jumat.
JADI, BESOK SEBELUM MEMBUAT UNDANGAN MEETING…
Tanyakan:
Apakah masalah ini benar-benar membutuhkan meeting?
Kalau ya:
Apa yang harus diputuskan?
Lalu:
Siapa yang benar-benar harus hadir?
Kemudian:
Data apa yang harus tersedia?
Dan terakhir:
Apa yang harus berubah setelah meeting selesai?
Kalau Anda tidak bisa menjawab pertanyaan terakhir,
jangan buru-buru membuat undangan.
Mungkin yang Anda butuhkan bukan meeting.
Mungkin Anda hanya perlu bekerja.
BUSINESS PUNCHLINE
Meeting bukan tanda perusahaan sedang bekerja.
Kadang justru sebaliknya.
Semakin banyak meeting yang tidak menghasilkan keputusan,
semakin banyak energi perusahaan yang sedang dibakar tanpa menghasilkan nilai.
Jangan ukur produktivitas dari:
berapa banyak meeting,
berapa tebal notulen,
berapa banyak slide,
atau berapa banyak orang yang hadir.
Ukur dari:
apa yang diputuskan,
apa yang dikerjakan,
dan apa yang berubah setelahnya.
Karena pada akhirnya:
Meeting yang bagus bukan meeting yang membuat semua orang merasa sudah bekerja.
Meeting yang bagus adalah meeting yang membuat pekerjaan benar-benar bergerak.
TOTAL COACHING — IBD
Kami membantu perusahaan bukan hanya membuat orang lebih pintar bekerja.
Tetapi juga membantu membangun:
struktur,
peran,
wewenang,
cara mengambil keputusan,
ritme kerja,
dan akuntabilitas.
Karena ketika organisasi sudah sehat,
meeting tidak lagi menjadi tempat mencari keputusan.
Meeting menjadi tempat membuat keputusan yang memang perlu dibuat bersama.
Lebih sedikit rapat.
Lebih banyak keputusan.
Lebih cepat bergerak.
Itulah organisasi yang bekerja.